Kritische factoren voor logistiek performance management.

Logistiek gaat niet alleen om technologische innovatie maar ook vooral om performance zelf. En dat gaat niet altijd van een leien dakje

Veel factoren liggen buiten de controle van de logistiek. Kosten van energie, brandstof, arbeid of bijvoorbeeld steeds veranderende klanteisen. Des te belangrijker is performance management binnen de logistiek. Optimale controle, inzicht en beheersing van de factoren die binnen bereik liggen.  Maar niet alle logistieke organisaties zijn in staat om productiviteit en de juiste servicegraad te realiseren, terwijl ze hiermee zich wel kunnen onderscheiden ten opzicht van de concurrentie.

Het is dan wel belangrijk dat men zich goed realiseert wat performance management precies inhoudt.

Logistiek performance management.

Het juiste product, bij de juiste klant, tegen de juiste hoeveelheid, de juiste condities, juiste locaties, juiste tijd tegen de acceptabele kosten. Dat is in essentie wat Logistiek beoogt.

Performance management Is het continue monitoren van elk aspect van de logistieke keten en doorlopend zoeken naar mogelijke verbeteringen om nog beter te voldoen aan de wensen en eisen van interne en externe stakeholders.

Dit betekent dat alle relevante data verzameld moet worden van Inbound, Outbound, Warehousing, voorraad, order fulfillment etc. Alles wat een [significante] impact heeft op de kosten. Door het definiëren van prestatie variabelen, vaststellen van de meetwijze en zorgen voor betrouwbare data, legt men de basis voor een goede prestatie. Door continue de prestatie op dagelijks / wekelijkse basis te volgen en vast te stellen of men de gestelde doelstellingen realiseert

Op zich klinkt dit logisch en haalbaar maar de barrières in de dagelijkse praktijk blijken vaak een grote uitdaging te zijn voor elke logistieke professional. Het is daarom belangrijk tijdig vast te stellen welke barrières er zijn zodat erop geanticipeerd kan worden.

Drie kritische factoren

1) strategie

Veel bedrijven formuleren een te zwakke, niet goed doordachte strategie. Het resultaat is dat men uiteindelijk tekort komt om de best mogelijke logistieke keten in te richten en optimaal te presteren. Vanuit de strategie moet de aanpak in inrichting van het logistieke performance management al duidelijk worden. In het algemeen dienen dan drie zaken gedefinieerd te worden : Metrices, besluitvorming en actiegerichtheid.

Wanneer de organisatie de mogelijkheden tot verbeteringen heeft geïdentificeerd, is de volgende stap het bepalen van de doelstellingen en de wijze waarop het proces dient verlopen. De aktiviteiten kunnen zowel langs financiële als operationele doelstellingen gemonitored worden. Dit geld zowel voor de interne als externe metrices.

Een voorbeeld. Het percentage tijdige leveringen door een transporteur is een externe metric. Maar wel een die afhankelijk is van interne factoren zoals tijdig laden en vertrek van de vrachtwagen.

Gebruikmakend van logistiek performance management zijn de volgende stappen denkbaar:

• Verzamel en gebruik data die gerelateerd is aan dit proces
• Analyseer de data en zoek naar significante afwijkingen en bepaal de bronoorzaken
• Bepaal samen met het betrokken team een set van verbeteringen vast
• Meet opnieuw en volg voor de deelstappen of de gewenste verbetering plaatsvind en monitor de overkoepelende metrices om te zien of het beoogde resultaat wordt behaald.

Vanzelfsprekend dient binnen het team voldoende kennis en ervaring aanwezig te zijn om op grond van de data de juiste beslissingen te kunnen nemen. Daarnaast dient men te beschikken over een platform dat zorg draagt voor realtime informatie zodat het team continue kan bijsturen wanneer gewenst.

2) Definiëren metrices.

Als niet de juiste metrices geïnstalleerd zijn zal uw data u weinig kunnen vertellen. Integendeel. U zult verkeerde beslissingen nemen en de situatie zal verergeren. Het is vaak ook lastig om de juiste metrices te kiezen, juist vanwege de enorme hoeveelheid en variëteit aan metrices. Veel afhankelijk van uw product, dienstverlening en klant. Toch zijn er enkele die altijd terugkomen binnen elk logistieke scoreboard.

• Totale doorlooptijd
• Aantal orders per periode
• Aantal gecompleteerde orders
• Operationele kosten
• Gemiddelde voorraadniveau of omloopsnelheid
• Vaste en variabele kosten factoren
• Servicegraad

Bij het vaststellen is het belangrijk dat de Key performance Indicatoren drie dimensionaal zijn. Tijd-Volume-Waarde. Voor de operationele metrices is het belangrijk dat zij een goede weergave zijn van de beoogde doelstellingen. Een goede logistieke performance management zorgt ervoor dat data transparant is, realtime beschikbaar en eenvoudig in lijn kan worden gebracht met uw doelstellingen.

3) Ontoereikende technologie.

Technologie verandert steeds sneller waardoor het zelfs voor de meest vooruitstrevende bedrijven lastig is om bij te blijven. Een van de grote uitdagingen is te zorgen dat de IT infrastructuur in staat blijft de steeds vernieuwende logistieke software op de juiste manier te ondersteunen. Ook komt daar het probleem bij dat verschillende pakketten vaak beperkt integreren.  Hierdoor daalt de informatie betrouwbaarheid, informatie laat zich niet goed meer vergelijken of is niet tijdig genoeg beschikbaar.

Hierdoor is het lastig om data door de gehele keten te gebruiken en te analyseren voor logistiek performance management. Het leidt vaak tot silo vorming in data en daarmee beslissingen.

De mogelijkheid tot accurate informatie in realtime is dezer dagen echter essentieel. Wanneer een probleem zich voordoet, dient het logistieke team precies en direct te weten wat er afwijkt en waar het plaatsvindt. Bij de aanschaf van uw software is dus comptabiliteit, realtime rapportage, analyse mogelijkheden, van groot belang voor uw performance. Daarnaast dient de mogelijkheid te zijn om bepaalde metrices vanuit verschillende dimensies te kunnen beoordelen.

De volgende stap.

Het goed inrichten van uw IT omgeving kan tijdrovend en zelfs kostbaar zijn. Maar de voordelen zijn onmiskenbaar waardoor de Return of Investment positief zal uitvallen. Een optimale functionerende logistiek performance management zal U in staat stellen uw klanttevredenheid te vergroten, meer mogelijkheden uw omzet en marge te verbeteren. Voor de langere termijn is dat altijd doorslaggevend ondanks alle hobbels die U dient te nemen.