pdca

Kwaliteit verbetert uw productiviteit

Als bedrijven kosten reducties doorvoeren, vergeten ze vaak dat afbreuk aan kwaliteit alleen maar meer kosten met zich meebrengt. Kwaliteit en besparingen zijn twee kanten van dezelfde munt.

Een eenvoudige definitie. “De juiste zaken de eerste keer goed doen.” Dit zal elke werknemer onthouden en begrijpen bij de uitvoering van zijn werk. ‘De juiste zaken’ refereert aan uw doelstellingen waar ‘de eerste keer goed doen’ zorgt voor eliminatie van verspilling. Lean!

Verbeteren productiviteit.

Deze doelstelling staat in elke organisatie elke dag weer centraal. Dat is wat anders dan simpelweg kosten reduceren. Kostenreductie is een resultante van verbetering van uw kwaliteit met als doel het verhogen van uw productiviteit. Deze kwaliteit slag heeft zowel een interne als externe facing. Toch lopen veel organisaties elke keer vast in administratieve rompslomp en worden kwaliteitssystemen als hinderlijk ervaren.

Kwaliteit fouten.

Doelstellingen. Een van de obstakels in het bereiken van een goed kwaliteitssysteem, is dat de doelstellingen van de organisatie niet duidelijk zijn en niet uniform zijn uitgerold in de organisatie. Vaak zijn doelstellingen ook niet op de juiste wijze SMART gemaakt, ondanks de aandacht die er voor dit principe is.

Dit heeft als gevolg dat inzet van middelen en personeel en het opvolgen daarvan, niet juist plaatsvindt. Je weet wat je meet nietwaar en daar stuurt U op. Een simpele check is om uw werkvloer personeel te vragen of zij de doelstellingen kennen en begrijpen en hoe dat zijn effect heeft op hun werk.

Meten. Heeft u de juiste instrumenten en methodes om het werk te volgen en waar nodig te corrigeren. Als de meetinstrumenten maar vooral ook de uitkomsten van metingen niet goed worden begrepen door alle betrokken partijen, dan worden de verkeerde maatregelen genomen. U geraakt in een vicieuze cirkel, waarbij middelen en mensen verkeerd worden ingezet. Daarnaast krijgt u geen vat op de mogelijke gaten in competenties bij personeel.

Tijdigheid. Niet alleen heeft u de juiste informatie nodig, deze dient ook op de juist momenten bij de juiste personen bekend te zijn. Vaak blijkt in meetings dat bepaalde informatie niet voorhanden is, waardoor de effectiviteit van de meeting ernstig ondermijnd wordt. Het leidt tot uitstel van beslissingen tot de volgende meeting. In de tussentijd blijft de organisatie doormodderen.

Kwaliteit overkill. Het installeren van een kwaliteitssysteem heeft als doel de organisatie professioneler en productiever te maken. Dat de doelstellingen van de organisatie verwezenlijkt worden. Het simpelweg mappen van processen en opstellen van procedures is nooit het doel op zich, al lijkt het daar wel vaak op bij organisaties. Durf te schrappen en durf kritisch te zijn bij elke procedure en u af te vragen of deze niet te complex is. Als een eenvoudig formulier werkt, installeer dan geen uitgebreide geautomatiseerde volg systemen. Automatisering genereert zijn eigen kosten en tijdsbesteding. Pas op voor die valkuil.

Eisen kwaliteitsmodel.
Als we het begrip kwaliteit opzoeken in het woordenboek voor een definitie dan is de meest voorkomende strekking: “Een bepaalde capaciteit die voldoet aan het gestelde doel”. Kwaliteit gaat dus om precies die capaciteiten beschikbaar te hebben dat het doel wordt gerealiseerd. Dus ook niet meer capaciteit inzetten dan nodig!

Hier wordt wederom duidelijk hoe belangrijk het is dat de doelstellingen van de organisatie kristalhelder geformuleerd zijn.  Vanuit dit startpunt kan de organisatie zijn middelen, kennis, kunde en capaciteiten nauwgezet definiëren en inzetten.

Gelijktijdig betekent dit ook dat uw kwaliteitsmodel moet kunnen meebewegen met de dynamiek van uw organisatie en de omgeving waarin deze opereert. Het kan dus nooit een statische set van processen en procedures zijn. Zoals een organisatie continue de productiviteit van het werk monitort, zo zal de organisatie continue de effectiviteit van het kwaliteitsmodel moeten volgen. Bij de ontwikkeling van uw model dient U rekening te houden met deze voorwaarden van transparantie en flexibiliteit. Dan zullen ook uw medewerkers sneller en doelmatiger gebruik maken van het model in plaats van dat te ervaren als een hinderlijke administratieve last.