efficiënt en effectief werken

In de politiek wordt altijd makkelijk geschermd met efficiënt en effectief werken binnen de overheid. Maar al te vaak blijkt dat de begrippen te makkelijk en onjuist gebruikt worden. Het wordt synoniem aan marktwerking wat feitelijk onjuist is

De juiste zaken [effectief], de eerste keer goed doen [efficiënt]
Effectief werken betekent dat een organisatie alleen die zaken uitvoert die bijdragen aan het verwezenlijken van haar doelstellingen. Alle overige handelingen die niet bijdragen aan de doelstellingen, worden beschouwd als verspilling.

Efficiënt houdt in dat men de processen ontdoet van fouten. De fouten kunnen het gevolg zijn van het niet goed uitvoeren van het proces of het proces is verkeerd ingericht waardoor zij niet meer voldoende bijdraagt aan een optimale invulling van haar taak.

Dit is de kern waarbij het bij optimalisatie trajecten omdraait. Het woord marktwerking komt hier totaal niet in voor. Dat is de grote misvatting die er heerst. Ook private bedrijven kennen net zo goed bestuurlijke vetzucht als publieke organisaties. Echter, door de marktwerking wordt een privaat bedrijf sneller afgestraft voor inefficiënt [lees duur] handelen dan een publieke organisatie.

Wat zijn nu de belangrijkste hefbomen om te komen tot een effectieve en efficiënte organisatie, zonder dat we overgaan naar privatisering.

tipping point Leiderschap
In het aanzien van een neergaande economie is het leiderschap van een organisatie van groot belang om nieuwe wegen[visie] aan te dragen die ervoor zorgt dat de organisatie in een veranderende vorm kan voortbestaan. De leiders van een onderneming moeten daarbij vier belangrijke obstakels overwinnen om organisatorische risico’s te minimaliseren en om de uitvoering te realiseren: de cognitieve horde, de middelen horde, de motivatie en de politieke horde.

Cognitief
Top management moet de organisatie ervan doordringen dat verandering noodzakelijk is. De huidige situatie waarin vele organisaties verkeren, voelt voor medewerkers comfortabel aan, maar leidt, bij uitvoering van bestaande strategie, tot onevenredige toename van kosten. Het breken met de huidige situatie kan worden bewerkstelligt door de medewerkers te confronteren met de harde realiteit. Het creëren van een sense of urgency. Management moet daar ook eerlijk in zijn. Bezuinigingen zijn bezuinigingen en vooral niet leuk. Hang er geen tierelantijntjes aan. Hoe eerder de organisatie doordrongen is van de realiteit, des te eerder begint het veranderingsproces. Een proces dat begint met gedragsverandering.

Middelen
Organisaties hebben nog teveel de neiging om hun inzet te verdelen over teveel middelen.  Management moeten vragen stellen zoals; “Zijn wij bij de  toewijzing van middelen bezig op basis van oude aannames, of moeten we zoeken naar oplossingen om middelen te concentreren op hot spots?”  Waar zijn onze ‘hot spots’ – dat wil zeggen die activiteiten die de grootste invloed hebben op onze  prestaties, maar kampen met geldgebrek?  Omgekeerd, waar zijn onze koude plaatsen – die activiteiten die weinig invloed op de prestaties hebben, maar die aanzienlijk veel geld consumeren? Dus de evaluatie van processen en hun toegevoegde waarde aan de uiteindelijke doelstellingen van de organisatie. Hoe kleiner hun toegevoegde waarde en dus een relatieve hoge kostenbijdrage, hoe kouder die ‘spot’.

Motivatie
Voor een nieuwe strategie om effectief worden uitgevoerd, moeten mensen niet alleen herkennen wat er gedaan moet worden, maar moeten zij ook de motivatie hebben om duurzaam en zinvol te functioneren. Uitvoering van werk mag dus niet gebaseerd zijn op een noodzakelijk kwaad omdat de markt daartoe ‘dwingt’. Wat zijn de belangrijkste beinvloeders van ons werk?[kingpins]

Bij veranderingen van de organisatie worden 3 duidelijke groepen onderkend: De trekkers, volgers, weerstand. De volgers is het grote midden die zich uiteindelijk zal schikken naar de onvermijdelijke situatie. De weerstands groep is het grootste probleem. Zij zullen zich ten alle tijden blijven verzetten tegen elke verandering.

Nu heeft binnen de organisatieleer lange tijd de opvatting geleefd dat als we de grote middengroep mee krijgen, dat de rest wel volgt. Op zich klopt dat wel maar het is ontzettend tijdrovend en vertraagt het veranderingsproces. Beter is het om de groep met weerstand, of enkelen daarvan, toch mee te krijgen in het proces. Gezamenlijk met mensen uit de groep Trekkers, vormen zij dan snel een voorbeeld functie die de rest van de organisatie oprecht kan overtuigen. Beter dan dat U dat kan als manager.

Politiek
Organisatorische politiek is een onontkoombare realiteit. Zelfs als een bedrijf het omslagpunt van de uitvoering heeft bereikt, zullen er machtige gevestigde belangen zijn die waarschijnlijk zich zullen verzetten tegen de aanstaande veranderingen. De vraag is, hoe kan je deze identificeren en stille interne tegenstanders veranderen? Integriteit van leiderschap is dan essentieel om deze horde te overbruggen. Behouden van je integriteit zorgt ervoor dat de grote middengroep aan boord blijft. De stille tegenstanders verliezen daardoor aansluiting en komen geïsoleerd te staan. Ze worden dan ook duidelijk zichtbaar in de organisatie.

Innovatie
Efficiënt en effectief gaan werken is feitelijk een vorm van innovatie. De innovatie van het besturen en de uitvoering binnen uw organisatie. Gedragsverandering is key tot een succesvolle transformatie.

Kwaliteit
Wanneer in Van Dale gezocht wordt naar kwaliteit dan geeft dit: “bepaalde hoedanigheid waarin iets geschikt is om voor een bepaald doel gebruikt te worden”. Onder kwaliteit wordt dus niet verstaan: een set regels die een organisatie in een bepaald keurslijf dwingt. Nee, de kern van kwaliteit is zorgen dat de doelstellingen bereikt worden. Het wordt dan ook tijd dat, wil een organisatie het maximale uit zichzelf halen, de doelstellingen van bedrijven centraal gesteld worden.

De eisen die aan kwaliteit gesteld worden, moeten hiervan afgeleid zijn. De meetinstrumenten moeten de organisatie indicaties geven, waardoor de leiding tijdig bij kan sturen. De uitkomst van de resultaten moet de organisatie helpen haar processen te optimaliseren