Supply chain risico’s met spreadsheets.

Spreadsheets hebben elk kantoor ter wereld veroverd en worden voor allerlei doeleinden gebruikt. Van simpele berekeningen tot complete requirements planningen. Spreadsheets kunnen heel handig zijn maar ook grote risico’s met zich meebrengen voor uw supply chain.

Succes spreadsheets.
Het succes van spreadsheets is redelijk eenvoudig te verklaren. Ze zijn makkelijk in gebruik en overzichtelijk. Je hebt geen weken training nodig om een spreadsheet te gebruiken. Klik en werk. Veel gebruikers beginnen met eenvoudige berekeningen en datavastlegging en afhankelijk van de gebruiker ontstaan vanzelf complexe spreadsheets die vaste voet krijgen binnen de organisatie.

Veel ERP systemen zijn te rigide om snel specifieke informatie te produceren. Veel ERP systemen zijn een ‘one size fits all’ oplossing die voor specialistische functies zoals S&OP te weinig functionaliteit bieden.

DIY houding van veel managers. Veel managers willen graag de hele dag bezig zijn met data. Het slicen en dicen van informatie op zoek naar antwoorden voor hun problemen. Omdat ze het zelf doen en hun organisatie niet belasten, meent men effectief te opereren. Effectiviteit die teniet wordt gedaan omdat elke manager met zijn eigen spreadsheets, zijn eigen werkelijkheid creëert.

Risico’s spreadsheets.
De risico’s zijn groot bij het gebruik van spreadsheets. zeker als deze door de gehele organisatie worden gebruikt. Enige onderzoeksfeiten:

• 90% van de spreadsheets met 150 rijen of meer bevatten fouten
• 94% van de gedeelde spreadsheets bevat fouten
• 57% van de opstellers van de spreadsheets, hebben dit zonder verdere training gedaan.

De meest voorkomende fouten die gevonden worden:

• Logische fouten. verkeerde functie  of verkeerd gebruik van parenthesis.
• Kopiëren formules. doortrekken of kopiëren van formules kan leiden tot verkeerde verwijzingen die niet opgemerkt worden. Ook het gebruik van Dollar teken om formule vast te zetten
• Verwisselen functies. Average negeert tekst en verkeerde entries. AverageA ziet deze als Null. Daardoor wordt het aantal gevonden argumenten in een rij anders.
• Foute data invoer. Nummers als tekst invoeren. Nummers worden datum of andersom door opmaakfouten.

Waar formele software, computerprogramma’s, door en door getest worden, gebeurt dit zelden tot nooit met spreadsheets. Zodra er verwachte uitkomsten naar voren komen, veronderstelt men dat de spreadsheet in totaal goed functioneert.

Een ander probleem is dat de ontwerper van de spreadsheet vaak ook de enige beheerder is. Op het moment dat die persoon vertrekt of wegvalt uit de organisatie, is er meteen een opvolgingsprobleem.

Bij een groot logistiek dienstverlener was een spreadsheet ontworpen voor de grootste klant om kosten en efficiency te bewaken. De spreadsheet diende als verrekeningsmodel op de standaard tarieven. Toen ik de spreadsheet controleerde bleken de arbeidskosten als ‘harde’ input te zijn ingevoerd en de links naar de doorrekeningen verbroken. Hierdoor werd er al 3 jaar met verouderde CAO’s gegevens gewerkt.

Supply chain management.
Op het moment dat u spreadsheets gebruikt om uw supply chain aan te sturen, loopt u significante risico’s. Spreadsheets hebben grote moeite om grote hoeveelheid data te verwerken en te analyseren. Zelfs voor medium size bedrijven is dit al een probleem.  En bedenk hoe complex de spreadsheet wordt als u met vele SKU’s gaat werken. Vaak worden de gegevens updates in spreadsheets niet goed doorgevoerd  bij ‘verversen’. Wat velen niet weten is dat je door de data heen moet scrollen om de updates effectief door te voeren. Dit heeft te maken met de grootte van uw werkgeheugen van uw computer. Dit genereert geen foutmeldingen. U weet het eenvoudigweg niet. En dan is de problematiek van meerdere opslaglocaties, product categorieën en de verschillende prijzen afhankelijk van uw klant of distributiekanaal.

Functionele problemen.
Het gebruik van spreadsheets levert ook de nodige functionele problemen op. Er zijn organisaties die spreadsheets op een centrale server plaatsen. Niet zelden worden op die manier de spreadsheets doorgelinkt. Maar het beheer van de individuele spreadsheets is niet georganiseerd maar individu afhankelijk. Afstemming bijvoorbeeld als het gaat om data update en synchronisatie is er niet of niet goed geregeld.

ERP systemen kunnen data makkelijk exporteren naar spreadsheets maar het inlezen van spreadsheet informatie is vaak gelimiteerd, tijdrovend en risicovol. Dit heeft te maken met opmaak van records en aansturing hiervan door de software zelf. Sommige informatie wordt maar een keer uitgelezen door het systeem [bij installatie of full update].

De keten is zo sterk als de zwakste schakel. Uw supply chain performance wordt afhankelijk van de zwakste spreadsheet. Als informatie door de keten heen gedeeld wordt, wilt u niet afhankelijk zijn van een gebrekkig functionerende spreadsheet, waar u geen zicht op heeft.

Het inbouwen van complexe formules en analyses voor verwerking van grote hoeveelheden data, lukt amper met spreadsheets. Analyses, forecasting van vraag en voorraad,  terugkoppeling hiervan naar productie en inkoop. Maar ook analyses tbv marketing en Sales is met spreadsheets een hachelijke zaak. Hier door wordt uw besluitvormingsproces vertraagt. [time to decision]

Conclusie.
Een standalone spreadsheet om snel beperkte data te analyseren is met een spreadsheet prima te doen. Gaat het om het inzetten van spreadsheets in de aansturing van uw supply chain, is voor elke organisatie, groot en klein, sterk aan te raden om specifieke software aan te schaffen. U hoeft daarbij niet voor een one size fits all benadering te gaan. Verschillende software kan prima samenwerken met de juiste interface ontwikkeling. Ook gebruik van cloud oplossingen is het overwegen waard, zeker als uw organisatie multinationaal opereert.  Maar welke keuze U daarin oo maakt, wacht niet tot een spreadsheet uw supply chain onderuit haalt en een enorme schadepost veroorzaakt.

Bronnen:
ClusterSeven, “Spreadsheet Risk Management within UK Organisations,” July 2011
Powell, Baker, and Lawson, “A Critical Review of the Literature on Spreadsheet Errors,” December 2007
Journal of Accountancy, “How to Make Spreadsheets Error-Proof”
KPMG Management Consulting, “Supporting the Decision Maker: A Guide to the Value of Business Modeling”
Ray Panko, Professor of IT Management, University of Hawaii, 2008, 2010.