Hoe vang ik het hoogseizoen op ?

Het hoogseizoen is voor elk warehouse en distributienetwerk een van de grootste uitdagingen. Grote volumes, gebrek aan personeel en enorme druk om de targets te halen. Eenvoudige oplossingen liggen vaak binnen handbereik.

Planning.

Zorg voor een goede planning. Niet alleen Operaties maar ook Inkoop en Verkoop afdelingen. Wees kritisch naar de forecasts. Welke methodes zijn gebruikt voor de volume voorspellingen en zijn die relevant voor uw business.
Bedenk ook noodscenario’s. Wat als volume xxx hoger wordt of juist lager? Hoe vangt u ziekte op? En als IT systemen down gaan of bijvoorbeeld scan of print apparatuur? Dit betekent dat Uw relatie ook ter sprake komt. Kunnen zij makkelijk en snel meebewegen. Maar kan U ook tijdelijke krachten makkelijk inhuren [pooling] Maak een benchmark om piek prestaties te identificeren in het proces.

Personeel

Nu personeel wederom schaars is, is dit een van de grootste uitdagingen tijdens hoogseizoen. Belangrijk is dat het personeel goed getraind is en geroutineerd. Zorg ook voor een effectieve onboarding proces zodat tijdelijk personeel snel op de juiste plaatsen ingezet kan worden. Het cross trainen van personeel is eveneens altijd aan te bevelen. Maak van dit soort processen een structureel proces zodat het verankert is in uw organisatie.

Systeem betrouwbaarheid.

Niets is zo erg als een WMS dat uitvalt, apparatuur dat gebrekkig functioneert. Tijdens het hoogseizoen is dit dramatisch. Dus test uw apparatuur. Kijk naar onderhoudsinterval en staat van apparatuur. Kunnen uw leveranciers, met name ICT, snel schakelen of komt u in de service wachtrij. Als het gaat om productie machines, heeft u de kritische spare parts op voorraad en weet U welke dit zijn? Ook kunt u met leveranciers afspreken om remote support te gaan verlenen.

Operatie effectiviteit.

Waar zitten uw bottlenecks? Tijdens gemiddelde drukte zullen bottlenecks niet snel opspelen maar tijdens hoogseizoen wel. Doe een performance audit op uw processen. Kijk welke eenvoudige en snelle aanpassingen U kunt doorvoeren om de bottleneck te verkleinen. Kijk ook naar opslagstrategie die U hanteert. Blijft deze werkbaar als het U over de voeten loopt? Om snel goederen te bewegen, is het te overwegen om tijdens hoogseizoen snelle picklanes te maken voor snellopers. Een zogeheten pasarelle in uw distributie netwerk of warehouse.

Procedures.

Zijn uw procedures robuust genoeg voor hoogseizoen. Niet zelden worden de bochten afgesneden door personeel tijdens hoogseizoen. Niet uit kwade wil, maar doordat men er alles aan doet om toch een zending weg te krijgen. Dit soort shortcuts kunnen uw later flink opbreken. Denk aan verlies aan voorraadbetrouwbaarheid, traceability of factureringsproblemen.
Procedures dienen helder en eenvoudig te zijn en liefst direct visueel herleidbaar op de werkvloer [Lean] Laat werkdruk uw niet weerhouden om de procedures te blijven volgen. Afwijkingen van het proces en procedure leiden bijna altijd tot kostbare herstel werkzaamheden zowel qua tijd als geld. En die tijd is nu juist wat u niet heeft.

Lees ook:

Capaciteitsplanning

Prepare your warehouse voor peak season