De 10 belangrijkste principes bij verandermanagement.

De geest is uit de fles sinds enige jaren. Verandermanagement is een van de toverwoorden die organisaties drijft. Kostenreductie programma’s, kwaliteitsslagen, cultuurverandering en klantgerichtheid doelstelling. Toch wil het vaak niet vlotten met alle prachtige initiatieven. Veranderen blijft weerbarstig.

Blokkades.
Er zijn in essentie drie  belangrijke factoren die veranderingen frustreren. Communicatie, leiding en vrijblijvendheid.

Veel veranderingen worden niet binnen de lijn zelf ontwikkelt maar door projectteams. Waardevolle medewerkers worden  [deels] uit de lijn gehaald om de veranderingen te realiseren. De communicatie tussen projectteams en de lijnorganisatie is vaak gebrekkig. Projectorganisaties houden de deksel op de put totdat het concept volledig is uitgewerkt. Een constante geruchtenstroom is het gevolg.

Binnen verandermanagement wordt vaak veel aandacht besteed aan het betrekken van de medewerkers. Toch voelen die zich vaak bedrogen omdat ze wel mee mogen praten, maar niet mee beslissen. Daarmee ontbreekt de toegevoegde waarde voor medewerkers. Het gebeurt dus toch wel.

Bij het overdragen van de  verandering vanuit het projectteam naar de lijnorganisatie, ontstaat er een koehandel over de feitelijke implementatie. Omdat men weerstanden probeert te vermijden worden al snel aanpassingen doorgevoerd, waardoor de beoogde resultaten nooit gerealiseerd worden.  Ook vergist men zich vaak in de ‘cultuurverandering’ die moet plaatsvinden. Deze wordt als heilig beschouwd, waardoor bij een gebrek aan verandering op dit punt, de werkelijke verandering [het project] een stille dood sterft.

Tien principes.
Wat werkt dan wel? Bij het doorvoeren van veranderingen is het absoluut noodzakelijk dat de organisatie de verandering begrijpt. Maak het dus niet onnodig complex, diffuus door lastige terminologie en wees vooral concreet. Bedenk wie de verandering moet realiseren.

1. Betrek de lijnorganisatie. Zorg dat de lijnorganisatie niet buitengesloten wordt. Wees open en neem de kritiek direct mee in de verandering. Dat voorkomt veel onnodig gedoe achteraf en vergroot de slagingskans. De lijn is de eigenaar van de verandering.
2. Verwachting neerwaarts, resultaat opwaarts. Zorg voor een management systeem waarbinnen U verwachtingen en resultaten kunt monitoren. Zorg daarnaast voor horizontale informatie uitwisseling. De beste stimulans voor verandering zijn aantoonbare resultaten.
3. Doe wat werkt!  Kijk naar zaken die al werken of aanwezig zijn in de organisatie en bouw dat uit. Probeer niet opnieuw het wiel uit te vinden. Medewerkers accepteren sneller en voelen zich meer betrokken als zij zich herkennen in de verandering en waaraan zij zelf concreet kunnen bijdragen. Wees ook niet bang om mislukkingen te accepteren en toe te geven. Dat is beter dan tegen beter weten in door te modderen.
4. Richt op resultaat. Ga uit van concrete doelstellingen. Zoals verbeteren van doorlooptijd met xx%. Werk samen met medewerkers concrete stappen uit om dit te realiseren. Zoek het ook niet altijd in grote stappen. Vele kleine stenen maken ook een grote berg.
5. Focus op het primaire proces. Het is dit proces waar de essentie van de verandering plaatsvind. Dit proces van klant tot leverancier is dus leidend. De medewerkers in de lijn weten vaak als geen ander waar de ‘gaten en valkuilen’ zitten. Gebruik die kennis.
6. Creëer een continu leerproces. Verandering is als het leven. Vele fouten voordat we een stap vooruit maken. Gedragsverandering kent hetzelfde principe. Accepteer dat tijdens het proces fouten worden gemaakt. Ze zijn essentieel voor het leren door de organisatie.
7. Communicatie en relaties. Het kan niet vaak genoeg gezegd worden. Zowel de formele als de informele kanalen in uw organisatie zijn daarbij van wezenlijk belang.  In vele projecten wordt het elke keer geroepen maar blijkbaar gaat dit toch steeds mis. Dan is het hoogst waarschijnlijk dat de onderlinge relaties niet goed functioneren.  Geloofwaardigheid speelt daarbij een rol.
8. Leiderschap. Integriteit en geloofwaardigheid van het leiderschap is een belangrijke voorwaarde dat het verhaal van de verandering ook daadwerkelijk aankomt. Een goed verhaal biedt focus en inspiratie maar als integriteit ontbreekt, vervalt het in retoriek.  Niet alle ‘leiders’ is het gegund om inspirerend te kunnen zijn. Niet iedereen is Richard Branson. Imiteer ze dan ook niet. Blijf uw zelf trouw.
9. Concrete resultaten zichtbaar. Wat werkt er beter dan medewerkers te laten zien wat hun inspanningen opleveren. Niet alleen de interne resultaten maar ook extern zoals meer tevreden klanten. Bespreek dit kort dagelijks met de medewerkers. Dit versterkt en onderhoud de focus op de verandering. Laat ook zien hoe het hun eigen werk positief beïnvloed.
10. Afspraak is afspraak. Als de concrete doelstellingen zijn overeengekomen met de lijnorganisatie, ga daar niet achteraf op beknibbelen omdat het zo lastig is. Veranderen is lastig. De organisatie zal naar een initiële enthousiaste start, door een diep dal gaan. [cycle of change] Dan komt het aan op goed leiderschap, focus en doorzettingsvermogen.

Bronnen:
Resultaten Nationaal Onderzoek Verandermanagement 2006
@Vise Business Consultancy – Systems & Goals – behavioral change