Capaciteits planning. Basis principes

Capaciteitsplanningen worden vaak gebruikt om snel bezettingsproblemen op te lossen. Het doel van capaciteits planning is echter het realiseren van acceptabele en overeengekomen servicelevels naar uw klanten toe op een kosteneffectieve wijze.

Deze definitie geeft meteen aan wat de eerste stap dient te zijn voordat u werkelijk aan het plannen slaat. Het vaststellen van uw service levels. Voordat dat u kunt vaststellen wat acceptabele en kosteneffectieve servicelevels zijn, is het verstandig om eerst te begrijpen wat Workload inhoudt. Workload bepaald uiteindelijk of U de gevraagde levels kunt verwezenlijken.

Workload
Een exacte definitie van workload bestaat niet maar de meest geaccepteerde definitie is:

Relatie tussen een groep of individuele operator, hun capaciteiten en de eisen die gesteld worden door de taak die uitgevoerd dient te worden.Workload modelleren is de analytische techniek gebruikt voor het meten en voorspellen van de werklast. De belangrijkste doelstelling van het beoordelen en voorspellen van de werklast is gelijkmatig verdeeld, beheersbare werkdruk te bereiken en over -of onderbelasting te voorkomen.

Het is dan van belang om vast te stellen Wie Wat doet en Hoe dat uitgevoerd dient te worden en of dat mogelijk is. Het goed analyseren van de workload is vanuit business perspectief aan te raden. Het geeft u dan ook beter inzicht om hier in uw toekomstige planning mee rekening te houden, op het moment dat er verschuivingen optreden. De meest gebruikte methode om workload te bepalen is de zogeheten manload.

De manload beschrijft de taak van uitvoerenden op het laagste niveau. Dit niveau van detaillering heeft als groot voordeel dat inhoudelijke verschillen tussen gelijkwaardige functies duidelijk wordt. Ook is dan een goede werkanalyse mogelijk, waardoor eventuele inefficiencies opgespoord kunnen worden.

Uiteindelijk kan voor elke functie, afdeling een manload samengesteld worden waardoor er een volledige bezettingsanalyse mogelijk is. Op grond hiervan kan het Juiste aantal Fte bepaald worden.

Service levels
Een service level agreement is een overeenkomst tussen de dienstverlener en de consument van een dienst. De service level agreement wordt vaak gedefinieerd vanuit het perspectief van de gebruiker, meestal in termen van responsetijd, betrouwbaarheid of kwaliteit. Het gebruik van workloads helpt in het proces van het ontwikkelen van service level agreement, want workload kan worden gebruikt om de prestaties te meten op een manier die zinvol is voor klanten / gebruikers.

Idealiter worden eisen service level uiteindelijk bepaald door zakelijke eisen. Vaak ze zijn gebaseerd op ervaringen uit het verleden. Hierdoor ontstaan eisen die niet aansluiten bij uw workload en de capaciteiten van uw organisatie. Over – of onder performance ligt dan op de loer. Dit kan men voorkomen om uw huidige capaciteit volledig door te rekenen met als basis de workload die u bepaald heeft.

Huidige capaciteiten.
Wat is een de juiste capaciteit? Is dat het hoogst haalbare zoals de maximale capaciteit van een machine, het gemiddelde of best performance.

Als U aan de slag gaat met de maximale capaciteit, dient u wel goed vast te stellen wat dit precies inhoudt.  Max cap = technisch maximale capaciteit -/- onvermijdbare verliezen. In die onvermijdbare verliezen zit bijvoorbeeld noodzakelijk onderhoud. Daar kunt u dus niet mee rekenen. Daarnaast zijn er de nodige verliezen die, misschien niet gewenst, maar wel zijn te voorkomen. Denk aan suboptimalisaties in uw lijn. Zij verlagen uw capaciteit, maar zijn niet direct te verhelpen. Daarom wordt in de consultancy 3 begrippen van capaciteit gehanteerd: de technische maximale capaciteit, de norm capaciteit en de plancapaciteit. Het laatste is wat u dient te gebruiken bij uw dagelijkse planning.

De plancapaciteit kunt u het beste vaststellen op basis van uw workload waarbij u per taak vaststelt wat de best demonstrated performance is. Dit houdt in dat u de performance data over een wat langere periode moet analyseren. Waar zitten de pieken en dalen en wat was de reden daarvan. Indien bepaalde pieken uitzonderingssituaties betroffen, worden deze niet meegenomen. U krijgt dan een gecorrigeerd optimum voor een taak of afdeling. Dit optimum ligt hoger dan als u een rekenkundig gemiddelde neemt van de totaal geanalyseerde periode. Het gaat namelijk om Best Demonstrated performance. Dat betekent dat de service level normen enerzijds wel realiseerbaar zijn, maar nog steeds uitdagend.

Plannen voor de toekomst
Het meeste lastige aan plannen is het voorspellen van de toekomst. Hoe betrouwbaar zijn de afgegeven Sales figures, zijn de afdelingen in staat om de afgesproken normen te halen en zijn de leveranciers betrouwbaar genoeg.

Op strategisch niveau dient afgesproken te worden en welke groei verwacht wordt en welke groei ook mogelijk is. Hier liggen tenslotte veel financieelstrategische beslissingen aan ten grondslag.  Indien op high level de grenzen van groei en verschillende scenario’s zijn doorgerekend, kan een operationele basis opgesteld worden met de verwachte volumes.

Aangezien U de service levels en normen al heeft vastgesteld op basis van een gedetailleerde analyse van uw workload, is uw capaciteitsplanning een stuk eenvoudiger geworden. U bent nu in staat om uw benodigde bezetting door te rekenen. Het is aan de planners vervolgens om capaciteiten continue af te stemmen en afwijkingen goed te analyseren. Door de aanwezigheid van een goede workload analyse, kan snel vastgesteld worden waar de bronoorzaak ligt en hoe deze verholpen kan worden.

• Samenvatting.
• Bepaal de gewenste service levels
• Analyseer en stel uw workload samen
• Bepaal de gewenste service normen per afdeling, functie of taak

• Analyseer uw huidige capaciteiten en bottlenecks
• Vergelijk uw huidige en historische capaciteiten met de gewenste service normen
• Vergelijk workloads tegen de norm levels om onder – of overcapaciteit te bepalen

• Vaststellen gewenste ontwikkelingen voor de toekomst [ strategisch]
• Bepalen volumes en ontwikkelingen naar afdeling, functie, taak
• Plan uw toekomstige capaciteit en bezetting.

Door systematisch te werk te gaan en goed uw workload te bepalen middels manloads, zult u in staat zijn om tegemoet te komen aan de huidige en toekomstige eisen van uw klanten en een optimale service te verlenen op de meest kost effectieve wijze.