Voorraadbetrouwbaarheid verbeteren.

Voorraadbetrouwbaarheid verbeteren is om meerdere redenen belangrijk. Uw leverbetrouwbaarheid is er van afhankelijk maar denk ook aan de kosten die ermee gepaard gaan.

In onderstaand artikel een uitgebreid verslag van de mogelijkheden om uw voorraadbetrouwbaarheid te verbeteren.

Cycle counting.
De meest bekende methode om uw voorraadbetrouwbaarheid te verbeteren. Het regelmatig tellen van een deel van de voorraad. Naast dat dit een statistisch betrouwbare methode is. Het grote voordeel is dat door steeds een klein te tellen, de werkdruk ervan laag blijft.

Lege vakken
Loop dagelijks langs uw locaties en controleer of deze volgens het systeem leeg behoren te zijn. Optie is ook in uw Warehouse systeem een ‘Empty location check’ in te voeren. Op het moment dat een locatie leeg gepicked wordt, dient de picker dit in het systeem te bevestigen.

Kits.
Gebruik kits of maat specifieke schappen waar een exacte hoeveelheid in past. [Lean methode] U kunt dan in een oogopslag zien of de locatievoorraad korrelt is

Voorraad analyses.
Het lijkt logisch maar veel organisaties doen amper aan voorraadafwijking analyses. Een oppervlakkig onderzoek en de voorraad wordt maar afgeboekt. Vaak is het probleem dat de voorraad controle cyclus te laag is, waardoor de oorzaak moeilijker te achterhalen is. Daardoor blijven de zelfde voorraadbetrouwbaarheid problemen terugkomen.

Voor en nacalculaties.
Als er voorraad klaargezet wordt op basis van voorcalculaties, dient deze zo dicht mogelijk de werkelijkheid te benaderen. Vaak is de schatting te grof [onder / overschatting] waardoor er grote theoretische voorraadbewegingen ontstaan. Dit leidt tot verwarring, te vaak dat productie bij moet bestellen bij magazijn of retour stuurt. De beheersbaarheid van de voorraad daalt hierdoor.

Verantwoordelijkheid
Leg goed vast wie voorraadmutaties mag doorvoeren. Dat kan ook via authorisaties in uw ERP systeem. Let daarbij ook op escalatie niveaus bij grote bedragen.

Voorraad werkgroep.
Stel een aantal vaste mensen aan die doorlopend uw voorraad controleren, analyseren en verbeter voorstellen aan dragen.

Voorraadniveau
Hoe minder voorraad, hoe minder risico, investeringsbeslag, controles en vooral kleinere kans op fouten. Waar mogelijk overweeg Vendor Managed Inventory [VMI]

Two-Bin.
Het bekende two-bin systeem is een van de meest succesvolle methodes om uw voorraadbetrouwbaarheid te verbeteren. Als de grijpdoos leeg is dan schuift de gesloten doos door. Zorg ervoor dat aantal per doos altijd gelijk is. Tellen is dan een kwestie van dozen tellen.

Logische indeling.
Zorg ervoor dat uw magazijn logisch is ingedeeld. Houdt bijvoorbeeld verpakkingen of etiketten bij elkaar. Het is dan eenvoudig te vinden en zullen medewerkers minder snel denken dat de voorraad er niet is.

Barcodes.
Het vereenvoudigt de voorraadtelling en doordat medewerkers worden ‘gedwongen’ volgens een vast systematiek te werken van uw WMS, wordt de foutkans veel kleiner

PDA.
Als medewerkers de boeking direct kunnen uitvoeren op de locatie zelf, vermindert U ook de kans op fouten. En dat kader is het ook verstandig dat het aanbrengen van barcodes op gereed product ook direct kan plaatsvinden. Voorkom geloop door uw personeel. Niet alleen verbetert dit de voorraadbetrouwbaarheid maar dus ook de arbeidsproductivitet. Fouten door geheugen vergissingen worden hierdoor voorkomen.

Sales voorraad.
Voor afdelingen als Sales en marketing maar ook product ontwikkeling, kunt U het beste een aparte voorraad neerleggen die meteen wordt afgeschreven. Dat geeft deze afdelingen alle vrijheid en uw magazijn wordt niet geconfronteerd met kleine op – en afboekingen. Dit soort voorraad dient namelijk ook apart geboekt te worden omdat het niet wordt geconsumeerd door het productie proces of als klantorder uw bedrijf verlaat.

Normatief boeken.
U kunt ervoor kiezen om normatief te boeken als uw voorcalculatie een hoge graad van betrouwbaarheid kent. Het voordeel is dat de administratieve en operationele last een stuk lager wordt. Eventuele afwijkingen worden tijdens tellingen gecorrigeerd.

ERP kennis.
Niet zelden ontstaan fouten omdat medewerkers niet goed getraind zijn op het WMS / ERP systeem of dat het systeem niet eenduidig is. Hierdoor gaan medewerkers procedures interpreteren waardoor veel fouten kunnen ontstaan.

Databeheer.
Naast goede opleiding op het systeem is de betrouwbaarheid en eenduidigheid van uw base data essentieel. Denk aan verpakkingseenheden, omschrijving, waarde, aantal per doos of locatie etc. En naast het goed vastleggen is ook het bijhouden van het systeem essentieel. Zorg dat u dat procedureel goed inregelt en zorgt voor continuiteit

 

Zie ook:

Voorraad analyses

Voorraad optimalisaties

symptomen lage voorraadbetrouwbaarheid