Hoe bereken ik voorraadbetrouwbaarheid

Voorraadbetrouwbaarheid is essentieel voor een goed functionerende supply chain. Om die reden hanteren de meeste bedrijven een norm van minimaal 98%.

Jaarlijks tellen is een methode de voorraad te controleren. U loopt dan gedurende het jaar risico met uw leverbetrouwbaarheid. Ook uw productiviteit van uw logistiek medewerkers loopt hierdoor snel achteruit. Processen moeten worden stilgelegd om de fouten te herstellen.

Steeds meer bedrijven zien de voordelen van cycle counting. Volgens een routineschema komen alle producten uiteindelijk aan de beurt. Wat de mogelijkheid geeft van een statistische voorraadbetrouwbaarheid. Het probleem bij cycle counting is natuurlijk dat de goederen in beweging zijn. als u aanvangt met cycle count, zijn er een aantal voorwaarden om het proces succesvol te laten verlopen.

Tijdstip cycle count

Het beste tijdstip op de dag is meestal aan het begin of het einde van de dag wanneer er de minste goederenbewegingen zijn en mensen beschikbaar voor het tellen.

Wie gaat er tellen.

Als je cycle count gaat toepassen is betrouwbaarheid van de tellingen uiterst belangrijk. Het dienen ervaren en betrouwbare magazijnmedewerkers te zijn die nauwkeurig te werk gaan. Voordat u met cycle count begint, dient er eerst een 100% te zijn geweest of een goed uitgangspunt te hebben. Een einde jaarstelling is dan de beste oplossing voordat u omschakelt naar cycle counting.

Type cycle counting

Er zijn twee methodes voor cycle counting. Geografische methode en volgens een ranking methode.
• geografisch
• ranking

Geografisch.

Men volgt een vast patroon van tellen van locaties en producten in het magazijn. Tot men alle locaties heeft gehad. Hierdoor kunt alle artikelen tellen in het magazijn. Bijkomend voordeel is dat u ook misplaatste artikelen snel op het spoor bent.

Men begint aan 1 kant van het magazijn en telt een bepaald aantal artikelen elke dag. Dit vervolgt men totdat men alle stellingen heeft gehad. Dit resulteert in het tellen van alle artikelen volgens een vast aantal per jaar. Het voordeel van deze methode is dat misplaatste of ‘verloren’ materiaal opgespoord kan worden. Bij toepassing van deze methode,  zal men minstens 4 maal per jaar alle artikelen tellen voor de beste betrouwbaarheid.

Voorbeeld geografische methode

Een magazijn is 250 dagen geopend en heeft 1000 artikelen op voorraad en men wil alle artikelen 4 keer gecontroleerd hebben voor een goede voorraadbetrouwbaarheid:

1000 artikelen 4 keer per jaar tellen = 4000 tellingen
4000 tellingen / 250 dagen = 16 artikelen per dag tellen.

Hoeveel er geteld kan worden is mede afhankelijk van de ervarenheid van de teller, het type artikel en de opslagmethode.

Op dagnummer 63 is de eerste serie voltooid en continueert men de telling door weer aan het begin te starten en de resterende aantal tellingen uit te voeren. Na 250 dagen zijn er 4000 tellingen uitgevoerd en alle artikelen dus 4 keer geteld. Het is wel van belang als men een product telt, dat men wel alle voorraad locaties meeneemt waar het product is opgeslagen. Alle tellingen dienen wel per locaties geregistreerd te worden. Dit om eventuele verkeerde plaatsingen tov de administratieve voorraad te traceren.

Ranking methode

De ranking methode hanteert de Pareto analyse als uitgangspunt. Deze bepaalt dat 80% van de waarde wordt vertegenwoordigd door 20% van de producten. Deze producten willen we dus met de hoogste frequentie tellen.

Bij deze selectie methode kan ook gekeken worden naar:
losse delen of bulk product
hoog volume of laag volume afzet
Grootte artikelen
Magazijn of werkvoorraad
Handmatig of bar telling
Handel of Retouren

Voorbeeld van Ranking

We volgen een reguliere ABC analyse. Er zijn dus maar 3 groepen.
A artikelen. Elke twee weken. 100 artikelen
B artikelen. Maandelijks. 200 artikelen
C Artikelen. Kwartaal. 400 artikelen

Als er 4 dagen per week wordt geteld en de vijfde dag voor opruimen dan kan het volgende schema worden opgesteld:
A artikel. Elke twee weken. Elke 8 dagen. 100 artikelen = 100/8 = 13 per dag
B artikel. Maandelijks. Elke 16 dagen. 200 artikelen = 200/16 = 13 per dag
C artikel. Kwartaal. Elke 52 dagen. 400 artikelen = 400/52 = 8 per dag

Alle 400 artikelen kunnen ingedeeld worden naar 34 artikelen per dag. Na 1 kwartaal:
A artikelen 6 keer geteld
B artikelen 3 keer geteld
C artikelen 1 keer geteld

Al is deze methode minder goed in het opsporen van ‘verloren’ materiaal, wordt het toch vaak verkozen omdat het zich richt op de beschikbare voorraad van de belangrijke producten en het vergt minder tijd.

Evalueer resultaten

Als de fysieke telling is uitgevoerd dient deze vergeleken te worden met de administratieve opgave. Deze stap dient niet door de tellers te worden uitgevoerd. Een onafhankelijke persoon, meestal administratie, voert de data in en de uitdraai van de resultaten. Als er sprake is van een afwijking is de eerste stap om een hertelling op het artikel uit te voeren. Als de reden voor afwijking is vastgesteld kunnen de computer gegevens, na autorisatie, worden aangepast.

Evaluatie en identificatie van afwijkingen

Dit is het meest belangrijke deel van de voorraadbewaking. In het begin zal de controle veel tijd kosten agv de vele afwijkingen. Toch dient het zorgvuldig te gebeuren om de fouten te kunnen elimineren. Aangezien de interval van de tellingen kort naar elkaar ligt, is de fout nog redelijk goed te achterhalen. De reden van afwijking dient sluitend te zijn en objectief te worden vastgesteld. Halve antwoorden demotiveert het personeel en zal de werkelijke fouten niet uit de procedure halen.

Procedures

Te vaak wordt de fout bij tellingen neergelegd bij de mensen. Daarbij wordt voorbij gegaan of de instructies wel juist en volledig waren. Veelal kan het personeel aangeven waar ze moeite mee hebben. Het is belangrijk om de procedure zo eenvoudig en helder mogelijk in te richten.

Menselijk

Naast een goede voorbereiding en goede procedures dient de organisatie ook te zorgen dat de mensen juist zijn geïnstrueerd en opgeleid. Daarnaast dient er toezicht te zijn bij de uitvoering van de telling. Management taak is om op een objectieve wijze hulp en aanwijzingen te geven.

Identificatie

Er zijn verschillende methodes om de oorzaken van fouten te identificeren. Pareto, Cause & Effect, Control sheets etc. Welke methode u gebruikt is afhankelijk van het type fout dat u vaststelt.  Als het probleem blijft bestaan dient dit onderwerp van discussie te zijn met de betrokken personen en afdelingen.

Deel resultaten

De resultaten publiceren dient 2 doelen. De mensen informeren die het werk uitvoeren over hun prestaties en het management aangaande de resultaten. Ook de andere betrokken afdelingen dienen geïnformeerd te worden over de voorraadbetrouwbaarheid. Niet alleen het resultaat maar ook de oorzaak en correctieve acties die zijn genomen dienen kenbaar gemaakt te worden. Hierdoor wordt voor de gehele organisatie duidelijk dat de toegepaste methode serieus wordt toegepast en tot aansprekende resultaten leidt

Bronnen:

cycle counting

Best practices

Voorraadbetrouwbaarheid verbeteren