Strategie om efficiëntie te bereiken

De Nederlandse overheid is druk bezig om alle departementen te optimaliseren in een zoektocht naar meer efficiëntie. Sommige politieke leiders concluderen dat er miljoenen bespaard kunnen worden. Toch is het een illusie waarin zij verkeren.

Hun berekeningen zijn in het beste geval, een educated guess in plaats van een grondige kennis van wat efficiëntie eigenlijk betekent en hoe het moet worden bereikt. Het bereiken van de efficiëntie is niet alleen eenvoudig kostenreductie, maar een fundamenteel andere manier van denken. Verscheidene leiders concluderen dat door simpelweg de invoering van vrije markt principes, organisaties efficiënter worden. Een onjuiste premisse.

Definitie
Dus wat is de efficiëntie en effectiviteit: De juiste dingen doen [effectiviteit], de eerste keer goed doen. [efficiëntie ] Effectief werken betekent dat een organisatie alleen die taken uitvoert die bijdragen aan de verwezenlijking van de doelstellingen. Alle andere handelingen die niet bijdragen aan de doelstellingen worden beschouwd als overbodig.

Efficiëntie betekent dat de processen vrij zijn van fouten. De fouten kunnen het gevolg zijn van niet goed uitvoeren van het proces of het proces wordt verkeerd ingesteld waardoor het niet voldoende bijdraagt ​​aan een optimale uitvoering van haar taak.

Dit is de sleutel bij optimalisatie projecten. Vrije markt niet doet de truc. Dat is de grote misvatting die er heerst. Zelfs particuliere bedrijven hebben net zo zeer te maken met  inefficiëntie processen als publieke organisaties. Echter, de markt zal een private organisatie sneller straffen voor inefficiëntie [lees tijd / geld] dan een publieke organisatie. Gezien het feit dat prijs maar een beperkte overweging is bij aankoopbeslissingen, is de marktwerking dus ook gelimiteerd.

Wat zijn de belangrijkste hefbomen om een effectieve en efficiënte organisatie te bereiken, zonder te bewegen in de richting van privatisering?

Tipping Point Leiderschap
Bij een teruglopende economie, is de leiding van een organisatie van belang om nieuwe wegen te vinden [visie] zodat de organisatie in een veranderende markt kan overleven. De leiders van een bedrijf worden geconfronteerd met vier grote obstakels om de organisatorische risico’s te overwinnen en om bij de uitvoering deze risico’s te beperken: cognitief, middelen, motivatie en politieke hindernissen.

Cognitief
De directie moet zich realiseren dat de organisatie verandering noodzakelijk is. De huidige stilstaande situatie waarin veel organisaties verkeren, is voor medewerkers vaak prettig, maar leidt bij de uitvoering van de bestaande strategieën tot  onevenredige stijging van de kosten. Om te breken met de huidige situatie is het van belang de medewerkers met de realiteit te confronteren. Het creëren van een gevoel van urgentie. Het management moet hier ook eerlijk over zijn. Bezuinigingen en besparingen zijn niet bijzonder aangenaam.  Hoe eerder de organisatie  zich bewust is van de realiteit, hoe eerder het het proces van verandering begint. Een proces dat begint met gedragsverandering.

Middelen
Organisaties hebben nog steeds de neiging om veel tijd en moeite te besteden aan even zo vele middelen. Het management moet vragen stellen als: “Zijn we in de toewijzing van middelen bezig op basis van oude veronderstellingen, of moeten we oplossingen zoeken om de middelen te concentreren op onze hot spots?” Waar en wat zijn onze ‘hot spots’ – dwz die activiteiten die de grootste impact hebben op onze prestaties, maar lijden aan een gebrek aan geld? Omgekeerd, waar onze cold spots – die activiteiten die weinig invloed hebben op de prestaties, maar een aanzienlijke hoeveelheid geld verbruiken?  Zodoende kan men vaststellen welke middelen de meeste waarde toevoegen aan onze organisatie. De kleiner hun toegevoegde waarde en dus een relatief hoge kosten, hoe kouder de ‘spot’.

Motivatie
Om een nieuwe strategie effectief uit te voeren, moeten mensen niet alleen herkennen wat er gedaan moet worden, maar ze hebben ook de motivatie nodig om het werk op een duurzame en zinvolle manier uit te voeren. Uitvoering van de werkzaamheden mag niet worden gebaseerd op een noodzakelijk kwaad omdat de markt er ons toe dwingt. Wat zijn de belangrijkste beïnvloeders van ons werk?

Bij veranderingen in de organisatie zijn drie duidelijke groepen te onderscheiden: de leiders, volgelingen en weerstandsgroep. De volgelingen in het centrum zal zich uiteindelijk aanpassen aan de onvermijdelijke situatie. De verzetsgroep is het grootste probleem. Ze zullen te allen tijde zich blijven verzetten tegen eventuele wijzigingen. Lange tijd dacht men dat de grote middengroep de rest kan beïnvloeden en meekrijgen. Op zich is het waar, maar het is ook tijdrovend en vertraagt ​​het veranderingsproces. Het zou beter zijn om te focussen op de verzetsgroep, of liever een aantal van hen, om ze mee te krijgen in het proces. Samen met mensen uit de groep leiders, kunnen ze snel als voorbeeld dienen voor de rest van de organisatie.

Politiek
Organisatorische politiek is een onontkoombare realiteit. In elk bedrijf zijn er sterke gevestigde belangen die waarschijnlijk tegen de op handen zijnde veranderingen zijn. De vraag is, hoe kan je deze identificeren en de interne oppositie te veranderen? Integriteit in leiderschap is essentieel voor het overwinnen van deze hindernis. Het behoud van de integriteit zorgt ervoor dat de grote middengroep aan boord blijft. De stille tegenstanders verliezen daardoor hun verbinding met de organisatie en worden op die manier geïsoleerd.

Innovatie
Efficiënt en effectief werk is eigenlijk een vorm van innovatie. De innovatie van het beheer en de uitvoering ervan binnen uw organisatie. Gedragsverandering is de sleutel tot een succesvolle transformatie.

Kwaliteit
Als in u in het woordenboek zoekt naar de kwaliteit dan volgt de verklaring:  “Een capaciteit waarin iets geschikt is voor een bepaald doel”.  Kwaliteit is dus niet gedefinieerd als een set van regels die door een organisatie als belemmering wordt gezien. Nee, de essentie van kwaliteit is om ervoor te zorgen dat de doelstellingen worden bereikt. Een organisatie die succesvol wilt zijn, zet de belangrijkste doelstellingen van de onderneming centraal.

Tot slot. Door het overwinnen van de hindernissen door middel van een duidelijke visie en duidelijk geformuleerde strategie, kunnen organisaties hun weg vinden naar structurele verbeteringen. Efficiëntie is niet over het veranderen van uw winst- en verliesrekening, maar het gaat over het veranderen van uw mensen en u zelf

Gerelateerde artikelen

• 13 Rules of Leadership for Communication, Influence and Social Media Strategy (customerthink.com)
• Become a Better Leader: Nine Online Courses That Can Help (distance-education.org)
• http://www.insead.edu/blueoceanstrategyinstitute/