Stop met overbodige controles in uw proces

Sommige organisaties hebben de neiging om continue meer controles toe te voegen om de prestatie van het proces te verhogen. Daardoor vergeten ze hun procesinrichting goed onder de loep te nemen.

Tijdens een project discussie bij een klant over het verbeteren van op tijd en volledige leveringen aan klanten, werd in verschillende bijdragen voorgesteld om extra controles in te voeren om ervoor te zorgen dat het juiste product zou worden geleverd met inbegrip van de juiste papieren.

Lean Manufacturing, of toegepast Lean Warehousing gaat niet over het toevoegen van meer en meer controles en controles. Het gaat om het terugdringen van niet goed werkende processtappen. Van veel controlepunten in processen is bekend dat ze feitelijk overbodig zijn. Vooral de metingen aan het einde van het proces. Deze bestaan door de gebrekkige procesinrichting stroomopwaarts in de keten.

Om een voorbeeld te geven: De grote rivieren die door ons land stromen dienen veelvuldig en uitgebreid gereinigd te worden alvorens het water geschikt is voor drinkwater. De vele dure zuiveringsinstallaties bestaan omdat stroomopwaarts veel vervuiling plaatsvind. Vaak ook op legale wijze. Door het first time right principe toe te passen en te zorgen dat er geen vervuiling plaatsvind, hoeft stroomafwaarts amper nog gezuiverd te worden. Dit bespaart significant veel geld.

Hoewel het logisch lijkt om overal controles in te bouwen om uw procesgang te bewaken, is in feite een manier om het werkelijk probleem te negeren. Als uw proces de verkeerde resultaten oplevert, zowel in kwaliteit, kwantiteit of tijd, is het uw proces en de mensen die werken in uw proces, die als eerste onder de loep moeten worden genomen.

Een andere reden om niet meer en meer controles toe te voegen zijn de directe – en beheerskosten die u toevoegt. Elke controle betekent meer administratie en meer tijd om alle gegevens te evalueren. Veel controles waarvan de waarde niet goed duidelijk is, verwordt uiteindelijk tot een bureaucratie. En in de meeste gevallen is niet duidelijk welke acties nu op welke controles worden genomen omdat men door de immense hoeveelheid data, door de bomen het bos niet meer ziet.

Hoewel theoretisch, een perfect proces heeft geen controles nodig. Het is de eerste keer juist principe. Het bereiken van een dergelijk niveau wordt gedaan door de nul fout theorie. Een continu proces van verbetering en dus continue fouten verminderen in uw proces.  Vergeet niet dat in elke processtap, zo ook in uw controles, fouten zullen optreden. U loopt gerede kans in een neergaande cirkel terecht te komen.

Dus voeg alleen controlepunten toe wanneer ze wettelijk verplicht zijn, of voor een beperkte periode, waarin u de oorzaak van uw prestaties in kaart brengt, maar voeg nooit controlepunten toe om uw prestaties te verbeteren. Prestatie verbetering bereikt u door uw medewerkers de ruimte en vertrouwen te geven om elke dag zichzelf en het proces beter in te richten. Bepaal verder een beperkt aantal duidelijke Key Indicators die voor iedereen duidelijk zijn en die als hoofdlijn gebruikt worden. Dus enkele per perspectief zoals in de Balance Score Card wordt gegeven. Organisaties die met tientallen indicatoren werken, zullen onbestuurbaar blijken en zich elke dag afvragen waarom ze niet beter presteren.  Indicatoren voorkomen geen fouten, goed ingerichte processen en goed opgeleide en gemotiveerde mensen wel.