leveranciers, contracts, purchase, inkoop

Blijf niet vastzitten aan uw leveranciers.

Wat is er makkelijker dan gewoon maar door te gaan met de bekende en vertrouwde leveranciers? Dan weet u tenminste waar U aan toe bent. Helaas weet U dan niet wat U mist.

Risico’s

Binnen bedrijven onstaat vaak dezelfde houding tegenover leveranciers als bij consumenten. Die houden ook niet van continue switchen. Dat kost alleen maar tijd en geld. Het uitzoeken van voorwaarden, vergelijken van prijzen wat vaak lastig is. En dan nog eens onderhandelen. Een lang en slopend proces vaak voor bedrijven.

Zeker als U in een grotere organisatie werkt. Dan gaat het al snel over honderd verschillende leveranciers of meer. Maar het verwaarlozen van uw contractmanagement kan een grote impact hebben op uw performance en een groot risico vormen voor de stabiliteit en continuïteit van uw organisatie.

Doorlopende contracten.

Om jaarlijkse onderhandelingen te voorkomen kennen veel contracten het principe van stilzwijgende verlenging. Wel zo makkelijk voor beide partijen. Maar over tijd verandert vaak de kwaliteit van de leverancier. Het product is misschien gewijzigd en de service is langzaam uitgehold. Leveranciers doen vooral in de beginperiode van het contract erg hun best om U als klant tevreden te houden. Over tijd verwaarloost de aandacht en bent U maar een van de velen klanten.

Niet alleen aan de kant van de leverancier veranderen zaken. Ook Uw proces staat niet stil. U heeft te maken met een snel veranderende markt waar klanten steeds hogere en andere eisen stellen. De vraag is of het contract dat U heeft met uw leverancier, hier nog op aansluit ? Deze langzame erosie kan snel tot hoge kosten leiden. Vaak is het de CFO die aan de bel trekt omdat vanuit financiële analyses de ratio’s scheef beginnen te lopen. Dan word heronderhandeling ineens een lastige en pijnlijke proces.

Contractbeheer.

In veel grotere organisaties is er wel een Inkoop afdeling aanwezig maar die beheren vaak alleen de grote, strategisch belangrijke contracten. Zicht op de vele middel – en kleine contracten is er dan niet. Deze liggen verspreid over de afdelingen, diep weggestopt in lades. Het beheer van die contracten is vaak op basis van persoonlijke contacten en vertrouwen en niet op grond van objectieve meetgegevens en resultaten. Zo erodeert uw marge onzichtbaar maar onvermijdelijk.

Goed contractbeheer is dus een essentiële voorwaarde voor het resultaat van uw organisatie en te zorgen dat al uw leveranciers optimaal aan blijven sluiten op uw processen en de veranderende markt waarmee u te maken heeft. Voorkom dus stilzwijgende verlenging.

Zorg dat u alle contracten centraal kan inzien en beheren. Zorg vooral dat u continue uw leveranciers evalueert op hun prestatie en kwaliteit die u contractueel met hun overeengekomen bent. Een goed inkoop en contractsysteem dat van overeenkomst tot en met cashflow uw leveranciers kan monitoren, is zeker geen overbodige luxe.