Document en Workflow Management

Voor veel organisaties wordt het steeds belangrijker hoe ze de stroom van documenten en informatie kan beheersen. Grote organisaties besteden ongeveer drie procent van hun jaaromzet aan de externe verwerking van documenten. Het gaat om creatie, productie, distributie en opslag van documentatie.

Dit is de conclusie van een studie, uitgevoerd door RS Consulting, waarbij 250 bedrijven uit de EU zijn ondervraagd in opdracht van Xerox. Wist u dat in uw organisatie dagelijks 35-50% van de tijd wordt besteed aan onderzoek en opslaan van documenten en slechts 5 tot 15% in het daadwerkelijk lezen van de informatie? (Reuters Study) Een efficiënter gebruik kan aanzienlijk geld besparen voor elke organisatie. Om het beste resultaat te bereiken moet een onderscheid worden gemaakt tussen documentenstroom en workflow management.

Documenten stromen.
Het gaat dan om het automatiseren van SEC-documenten, zoals bij woningcorporaties, het opslaan ​​van huurcontracten, subsidieaanvragen, klachten, enz. Deze dienen gemakkelijk toegankelijk zijn. Geautomatiseerde systemen blijken in de praktijk problemen te hebben met ongestructureerde informatie die niet behoren tot een uniek proces. Denk aan de wetgeving, handleidingen, memo’s en e-mail. Dit zorgt voor een toename van het aantal kopieën voor verschillende afdelingen en belanghebbenden.

Toch kunnen deze documenten digitaal beschikbaar zijn voor stakeholders. Met een Document Management Systeem, zijn de papieren documenten gescand met behulp van Optical Character Recognition (OCR) waardoor het leesbaar en toegankelijk is via de computer. De documenten worden alleen afgedrukt wanneer dit absoluut noodzakelijk is. Dit voorkomt dat documenten voortdurend fysiek gedistribueerd moeten worden. Ook verbetert het de snelheid van verspreiding. Data is gelijktijdig beschikbaar voor alle belanghebbenden.

Deze benadering heeft ook als voordeel dat veel minder documenten per post moeten worden verspreid. In vele  e-mail-systeem zijn een groot aantal documenten, zoals bijlagen, vaak opgeslagen in meerdere mailboxen. Hierdoor neemt mailverkeer op servers ontzettend veel ruimte in. Sharing opties zoals Dropbox of Sharepoint weten dit al veel beter te beteugelen.

Een ander probleem met digitale archivering van documenten is de opslag structuur. Vaak werken organisaties met een specifieke directory structuur, maar deze zijn irrelevant geworden met veranderingen in de organisatiestructuur. Daarom kost het veel tijd om dergelijke opslag structuren te onderhouden.

Een betere oplossing is om te werken met relationele structuren. De stukken worden dan op de [server] opgeslagen en aan elk document worden labels of tags toegewezen die het document identificeren en het verband realiseren. Dit kan de factuurdatum, contractnummer of een andere specifieke typologie zijn.

Workflow management
Workflow management is het proces van beheer, distributie en de goedkeuring van de documenten. Het is derhalve de workflow van documenten. Uw processen waarlangs informatie stromen worden geregeld langs de digitale weg. In aanvulling op het efficiënt beheren van de stroom van documenten, is het ook mogelijk voor organisaties om besparingen te realiseren door een betere beheersing van de bestaande verdeling van de interne documentatie.

Het is belangrijk dat u beschikt over de laatste versie van elk document. Daarnaast kunt u de documenten eenvoudig verrijken met links en andere relaties naar andere relevante documenten. Tot slot, deze opties geeft u ook de mogelijkheid tot het zoeken en navigeren, zodat u snel inzicht hebt in de onderliggende materie. Een effectieve controle van de digitale documentatie verbetert de kans om daadwerkelijk het totale aantal documenten te verminderen zowel digitaal als fysiek.

Voorbeeld: Een subsidieaanvraag wordt per post ontvangen. Dit wordt gescand en toegewezen aan de behandelende afdeling. De afdeling / persoon ontvangt een signaal dat een document voor behandeling is ingevoerd. Zonder het document af te drukken wordt het verwerkt en klaargezet voor de volgende afdeling die aanvraagt evalueert en de aanvrager informeert over het resultaat.

Dit maakt een documentenstroom mogelijk binnen een gehele organisatie zonder de noodzaak tot het afdrukken van documenten. Het grote voordeel is niet alleen de besparingen op papier. Bovendien heeft de organisatie realtime inzicht waar het document is, eventueel in behandeling is en de status ervan. Dit biedt tevens de mogelijkheid om de organisatie goed te evalueren als het gaat om het effectief en efficiënt uit voeren van haar processen. Bij elke processtap kan men zien welke activiteiten worden uitgevoerd en hoe tijd daar mee gemoeid is.

Dus vooral voor organisaties zoals overheidsinstellingen, biedt document- en workflow management een duidelijke kans om aanzienlijke besparingen te realiseren. Dit verkort de doorlooptijd, vergroot de transparantie van de informatiestroom en de klanttevredenheid zal kunnen toenemen door de kortere verwerkingstijden en betere informatievoorziening omtrent status van de aanvraag.