Hoe reguleert U de immense informatie stroom?

De frequentie en hoeveelheid van informatie is in ons leven immens geworden. Hoe krijgt u grip op uw informatiestroom en hoe past U het principe van ‘First Time Right’ toe.

Data versus informatie

Data is de meest ruwe basale vorm van gegevens. Onbewerkt en vaak grote bestanden. An sich kent data geef ‘informatieve’ waarde. Daarvoor moet het eerst bewerkt worden middels analyses waarbij de data gegroepeerd wordt naar specifieke kenmerken.

Informatie kan een perceptie zijn, representatie van data in gegroepeerde informatie middels rapportages. Informatie is direct bruikbaar voor mensen. Interpretabel.  Informatie kunnen ook instructies zijn, modellen, algoritmes of bijvoorbeeld instructiesets voor computers.

E-Mail stromen.

Veel informatie komt binnen via emails. Zowel reguliere berichten tussen mensen als databestanden en rapportages. Die informatie wordt vervolgens opgeslagen op de lokale schijf of op de netwerk schijf. Dit leidt in nagenoeg in alle gevallen tot dubbeling van de informatie. Zowel de zender als ontvanger hebben hun kopie. Niet zelden lopen emails servers helemaal vol door deze manier van informatie uitwisseling.

Cloud oplossingen.

Voor deze uitdaging is werken in de cloud een oplossing. Informatie of data wordt niet meer rondgestuurd maar op een specifieke plek bewaart, bewerkt en gedeeld. Toch wil het vaak niet vlotten met Cloud oplossingen.

Gebrek aan discipline is een probleem hierbij. Ook de traditionele houding van mensen om informatie bij zich te houden speelt hier mee. Vaak zijn de Clouds ook lastiger te bereiken in vergelijking met netwerkschijven. Tragere browsers, loadtimes. De meest voorkomende frustaties bij medewerkers.

Ook wordt de implementatie van Cloud oplossingen niet goed begeleid. Wat de voordelen zijn, hoe het te gebruiken. De aanpassing van werkzaamheden die noodzakelijk is om aan te sluiten bij de Cloud mogelijkheden. Het achterliggende probleem bij dit alles is dat men de complexiteit van de implementatie vaak onderschat.

Eisen implementatie.

Het strategische voordeel voor de business wordt door organisaties niet langer betwist. Het komt nu aan op een goede omvorming van uw organisatie. Want het gaat hierbij om business process redesign maar ook om volledige herziening van de IT architectuur.

Daarbij is het belangrijk dat Cloud een andere manier van werken betekent niet alleen een tool is voor kostenreductie zoals door vele business managers wel zo wordt gezien.  Omdat Cloud oplossingen alle delen van uw organisatie raken, is het belangrijk om een Full Cloud business strategie te ontwerpen. Dit levert het fundament om processen , procedures, samenwerking maar ook hiërarchische structuur van uw organisatie opnieuw tegen het licht te houden.  Daarbij dient men rekening te houden waar het standaard werk geleverd wordt en waar maatwerk nodig is, bijvoorbeeld door SaaS oplossingen toe te passen. Vergeet daarbij niet uw leveranciers en klanten die moeten kunnen aansluiten bij uw Cloud oplossingen. Anders blijft U op twee gedachtes hinken en verliest u een significant deel van de mogelijke besparingen en efficiency verbetering.