Efficient inkopen voor publieke organisaties.
Aan de ene kant het strategische belang van langdurige partnerships, en anderzijds de efficiënte inkoop van goederen en diensten. Men is zich nog onvoldoende bewust van het feit dat een kleine besparing op Inkopen een grote toename van de Return on Investment zou kunnen betekenen. Dergelijke resultaten kunnen worden waargenomen met behulp van het Du Pont Schema.
Wat het schema laat zien is dat bij een besparing van 2% op de Inkoop, de ROI stijgt met 14,5%. Maar men moet beseffen dat het inkoopproces, meer is dan alleen een goede prijs. De besparingen op inkoop zal alleen slagen als het is een integraal onderdeel is van de strategie van de organisatie.
Zodra u Inkoop op de agenda van de raad van bestuur heeft gezet, zult U met het moeilijke proces van de selecties worden geconfronteerd, onderhandelen en uiteindelijk inschrijving. Voor publieke organisaties geld dan ook de strikte en strenge regels van Europa welke niet toestaan dat een inkoper direct en persoonlijk onderhandelt met partijen, hoewel dit punt van contact de beste kans biedt om een betere prijs en voorwaarden te krijgen. De problemen waar de inkoper mee wordt geconfronteerd als hij / zij de Europese regels volgt zijn hieronder samengevat.
scope:
De werkingssfeer van de richtlijnen is niet duidelijk, dus er blijft ruimte voor interpretatie. Welke richtlijnen zijn er van toepassing in welke situaties? Welke financiële drempel bestaan er en zijn die van toepassing? Door de diversiteit aan soorten producten, diensten en bijvoorbeeld maateenheden heeft een inkoper veel ruimte voor interpretatie.
Transparantie:
De regelgeving worden gezien als complex. Hierdoor zal de inkoper snel op zoek gaan naar achterdeurtjes en shortcuts.
Rigide:
De regels trachten een zeer gedifferentieerd systeem binnen een keurslijf te dwingen. Maat werk wordt hier door amper meer mogelijk.
Rapportage:
Aanbestedende organisaties hebben een verscheidenheid aan mogelijkheden voor het publiceren en het bijhouden van gegevens om voor Europa de controle op het proces mogelijk te maken. Deze gegevens hebben vaak weinig waarde voor de aanbestedende dienst. De gevolgen hiervan zijn dat de kopers in publieke organisaties, maar ook de leveranciers “creatief” worden met het aanbestedingsproces:
- Orders worden in stukken gesneden om onder de drempel blijven
- Coherente producten worden afzonderlijk gekocht en later weer gecombineerd
- Nog steeds vasthouden aan vaste leveranciers, waardoor de EU-regels worden genegeerd.
- De uitvoering van de regels verschillen per organisatie, zodat er geen duidelijkheid bestaat voor leveranciers.
- MKB in het nadeel. Opdrachten zijn vaak groot, waardoor inkoop inspanning voor kleinere bedrijven vaak te groot is.
Inkoop functie:
In het bedrijfsleven zijn er aparte inkoop management opleidingen, maar voor de publieke sector met zijn specifieke eisen, is er vaak onvoldoende steun. De inkooppositie heeft weinig aandacht en heeft geen echte strategische functie in de organisatie. Vaak zijn de verhoudingen in publieke organisaties scheef getrokken. De samenwerking tussen technische afdelingen en Inkoop is vaak beperkt en er wordt onvoldoende rekening gehouden dat er een machtsbalans nodig is om het inkoopproces goed te kunnen laten verlopen.
Decentrale inkoop, vooral in kleinere gemeentes, maakt de onderhandelingspositie niet veel beter. Kleinere organisaties kunnen het zich het niet veroorloven om een professionele inkoopafdeling op te zetten, waarin de vereiste kwaliteit beschikbaar is.
Daarnaast spelen ook organisatie culturele aspecten een grote rol. Bij grotere projecten heeft vaak de directie de neiging een overheersende rol te spelen vanwege de politieke belangen. Objectieve afwegingen worden dan ondergeschikt. [NS]
Het selectie proces:
Het selectieproces is niet altijd duidelijk vooraf beschreven met duidelijke criteria waarvoor verschillende instrumenten beschikbaar zijn om een offerte te kunnen opstellen. Er zijn een aantal valkuilen waar inkopers voor moeten oppassen. Hieronder een aantal evaluatie punten van Professor Telgen van de Universiteit van Twente.
Aantal leveranciers:
Het ‘Economisch Tender Aantal’ berekent het optimale aantal biedingen en de verwachte prijs. Meer aanbieders verhoogt de kans op een lagere prijs. Meer leveranciers betekent meer kosten van de onderhandelingen en de evaluatie van offertes. In zijn presentatie, wijst hij op het belang van het gebruik van het DuPont schema om het belang en de impact van de aankoop te tonen. Onder vermelding van het aandeel van de Inkoop, verkrijgt men een beter begrip van de plaats waar het besparingspotentieel kan worden gevonden.
Volatiele markt:
Een groot probleem bij de aanschaf is om te kopen tegen een volatiele markt. Mensen kiezen voor de laagste prijs, of een lange-termijn interim oplossing met vele uitzonderings clausules in het contract. Door het toepassen van een kansverdeling functie, kan een strategische drempelprijs worden bepaald.
Leveranciers selectie:
Leverancier selectie gaat over de gunningscriteria, de wijze van het koppelen, weging van de criteria, het scoren van elk criterium en wie dan uiteindelijk de winnaar is.
Hoe een organisatie ondersteunt haar tender? Binnen private organisaties gebeurt dit vaak op historische basis, persoonlijke relaties en ervaringen van andere organisaties met relevante leveranciers. Bij private organisaties is het een puur intern proces waar geen openheid van zaken wordt gegeven aan de buitenwacht.
Voor publieke organisaties, waar de Europese aanbestedingsregels in het spel komen, geld precies het omgekeerde. Met strikte voorwaarden voor de wijze waarop een openbare aanbesteding georganiseert dient te worden, met verzegelde biedingen, een vooraf gestelde evaluatie en weinig tot geen ruimte om te onderhandelen.
criteria:
Er zijn drie methoden voor het bepalen van criteria:
- Compenserend. Een slechte score op een punt kan worden gecompenseerd door een ander punt scoren. (Gewogen factor score, prijs-kwaliteitverhouding)
- Niet-compenserend. Het omvat de knockout criterium. (Max – min. Lexicografisch)
- Semi-compenserend. Een middenweg tussen deze (laagste acceptabel bod – Canadese methode]
Het probleem met de verschillende methoden en criteria is dat als de keuze van de methode verandert ook de winnaar een andere is. De inkoper kan dus de criteria methode gebruiken als selectie criterium en bepaalde partijen het voordeel bieden.
Zelfs bij het toekennen van gewichten aan de criteria ontstaat hetzelfde probleem. Het belang van een criterium wordt bepaald door het gewicht x score. Het belang en de fouten in deze stap zijn dan ook talrijk. De EU-richtlijnen bieden weinig begeleiding op dit punt. Het is een subjectieve methode waarbij de willekeur van de toonaangevende inkoper beslissend is. Een koper kan een leverancier laten winnen door het kiezen van de juiste score methode die zijn preferred supplier selecteert.
Het opzetten van een correcte en transparante aanbestedingsfunctie is niet alleen belangrijk voor de organisatie vanuit financiele zin, maar ook voor de betrouwbaarheid van het proces. Er dient meer aandacht te zijn binnen publieke organisaties voor deze valkuilen. Eigenlijk zou het een absolute voorwaarde zijn om het publieke inkoopproces te mogen uitvoeren.
Related Articles
- Win More Business – Public Sector Procurement (slideshare.net)
- In Recession and Recovery, Putting Supplier Relationships First (Part 1) (spendmatters.com)
- A Case for eProcurement in Government Purchasing — Denying Politicians Their Take! (spendmatters.com)
free
