De meeste voorkomende problemen bij S & OP

Sales & Operations planning heeft tot doel het voorspellen, balanceren en beheersen van de integratie van aanbod en vraag binnen de supply chain.

Ondanks het gegeven dat alle organisaties het belang van S &OP onderschrijven,  lopen ze toch vaak vast in een grote zandbak van gedetailleerde informatie en metrices. Dermate dat bestuurders niet de juiste beslissingen kunnen nemen als het gaat om realiseren van de strategische doelen en het mitigeren van risico’s.  Hieronder de meest voorkomende valkuilen en hoe je deze het beste kan vermijden.

Eigenaarschap.
Nog altijd blijkt er te weinig steun te zijn vanuit Executive level, ook al wordt het belang van S & OP onderschreven op dit niveau. Vaak wordt dit veroorzaakt omdat de informatie die geleverd wordt, niet de juiste stuurinformatie bevat of deze is te ondoorzichtig. Hierdoor is het nut voor executives te laag.

De informatie dient zich voor executive level te richten op de horizon, tijdig geleverd en precies te zijn. Precies in die zin dat duidelijk is wat de informatie representeert en vooral wat het niet is. Op basis daarvan kunnen de juiste ‘what if’ vragen gesteld worden.

Organisatie brede focus.
Veel organisaties functioneren nog in silo’s. Elke afdeling heeft zijn eigen metrices waar het op afgerekend wordt. Sales kijkt naar omzet, Finance naar Marge en Operations naar doorlooptijden. De overstijgende metrices ontbreken waardoor er conflicten ontstaan.

S & OP levert deze afdelingen metrices die hier zuiver op afgestemd zijn. Daardoor ontbreekt de common ground in de metrices en ontbreekt de focus op het hoger liggende doel. Ook hier kan het Executive level het verschil maken door op het hoogste aggregatie niveau de metrices te harmoniseren. S & OP kan op basis hiervan een verdere uitsplitsing maken en de informatie naar de afdelingen presenteren die het beste aansluit bij hun wensen. Maar altijd zal duidelijk moeten zijn dat het doel de aansluiting van aanbod en vraag binen de supply chain is.

Afstemming informatie
Vanuit de vraag kant wordt bottom up informatie verzameld bij de Point of Sales over verkopen. Deze informatie wordt teruggekoppeld aan S & OP als input voor de forecast, voorraadbeheer en productie aansturing.

Dezelfde informatie wordt vanuit Sales management top down terugkoppeld aan S & OP met projecties en interpretatie van de marktontwikkeling mede op basis van social media analyses. S & OP ziet zich nu geconfronteerd met 2 types informatie vanuit dezelfde bron.

Deze realiteit interpretatie is een gezamenlijke opdracht van S & OP en Sales om de juiste informatie uiteindelijk terug te koppelen in de keten naar productie, logistiek maar ook toeleveranciers. Beide partijen dienen zich hier ook aan te committeren om conflicten binnen de organisatie te voorkomen.

Beperk metrices.
Vaak zoeken organisaties naar dat ene heilige getal dat alle beslissingen in zich kan dragen. [beetje gelijkwaardig aan het BBP dat als maat der dingen wordt gezien in de economie, maar feitelijk onjuist]
Omdat dit getal niet bestaat verzanden veel bedrijven in een oerwoud van metrices. Elke afdeling kent zijn eigen enorme stapel. Die samengevoegd levert een onoverzichtelijk brij van informatie.

Beperk uw metrices tussen de 10-15. Waarbij 10 al beter is dan 15. Voorkom dat uw paralyzed raakt. Gebruik de beperkte metrices, analyseer deze, doorgrond ze en pas ze consequent toe. Bedenk wel dat omstandigheden door de tijd veranderen en metrices dus aangepast dienen te worden. Dus regelmatig evaluatie van de geschiktheid van uw metrices.

Documentatie.
Een van de allerbelangrijkste zaken bij het meten van de prestatie van uw organisatie, is resultaten te evalueren en te leren van de ‘fouten’.  Daartoe is het wel belangrijk dat de relevante informatie consciëntieus gedocumenteerd wordt. Zorg voor een goed management systeem en de juiste tools om uw informatie op te slaan, op zodanige wijze dat deze altijd makkelijk beschikbaar is en over tijd vergelijkbaar blijft.

Samenvattend.
S & OP kan veel resultaat opleveren van uw organisatie. Het is wel van belang dat de positionering en erkenning op de juiste wijze geschied binnen de organisatie. Typische resultaten die u dan kan verwachten staan hier onder genoemd. Veel succes!

Mogelijke S&OP resultaten

• 5% stijging in omzet en marge
• 25% verlaging van out of stock
• 10-20% vermindering van excessieve voorraden
• 15-30% verbetering in forecast betrouwbaarheid
• 50-70% vermindering van de planning cycle time