Hoe bereken ik OTIF [leverbetrouwbaarheid]

Het lijkt eenvoudig om de OTIF te berekenen. Toch kan door de aard van processen de meest standaard berekening onvoldoende zijn. In dit artikel verschillende varianten en hun berekeningswijze.

Componenten
OTIF of leverbetrouwbaarheid. Het is altijd opgebouwd uit Op tijd leveren en Volledig leveren. Tegenwoordig worden er extra maatstaven aan toegevoegd. No Error en No Complaints. De vier componenten representeren dan binnen de ratio een optimale, foutvrije levering naar de klant toe.

• On time:
  op overeengekomen levermoment
  In full :
  Aantallen geleverd volgens order
  No error:
  Fouten en schades bij het verzamelen en leveren van order
  Retouren van producten en coulance bij credit nota’s
  Het niet berekenen van de juiste prijs
  Het niet factureren van orders.
  No complaints:
  Onnodig contact met de klant over de order
  Het weglopen van ontevreden klanten
  Klachten van klanten

Meetpunten.
Bij het meten van de leverprestatie is het belangrijk om ook het gehele proces onder de loep te nemen en op de juiste punten metingen te verrichten. Zo kunt U vaststellen bij het niet halen van de gewenste OTIF, waar in het proces verbeteringen mogelijk zijn. Dan komen vragen naar voren zoals;

• Gevraagde datum door klant versus toegezegde datum versus levertermijnen
• Vanaf welk moment begint de teller te lopen? 1e opgave of na autorisatie?
• Waar stopt de teller?
• Effect van deelleveringen, al dan niet overeengekomen.
• Herziene [ geaccordeerde] leverdata. Welke telt? Origineel of herzien

Invalshoeken OTIF.
Bij het meten van de OTIF zijn er in principe drie opties: op order niveau, op regel niveau of op item niveau. De keuze hier tussen is afhankelijk van de diversiteit van levering en de afwikkeling van de orderstroom. Het doel is om op het juiste niveau onderscheid te maken en tot een realistische OTIF te komen. Heeft u met veel deelleveringen te maken die onder 1 order worden geplaatst, dan is meten op orderniveau niet representatief. Dan zult U op item of regelniveau willen meten. Hieronder verschillende voorbeelden met berekeningswijzen.

Enkele order niet volledig, wel op tijd.

Op ordernivo is de order compleet te laat. Ongeacht de reden, zodra ook maar een item niet compleet is geleverd dan is het 100% onjuist. Op regelnivo zijn er 2 goed en 2 fout. Op Item nivo is de prestatie: 27000/29000 en dat levert een prestatie van 93% op.

Enkele order wel volledig, niet op tijd.

Hier krijgt men een geheel ander effect. Het te laat leveren ondanks de volledigheid levert in alle gevallen 0% score op. Zou er sprake zijn deelleveringen waarvan een deel wel op tijd is, dan verbetert de score.

Beide orders. gecombineerd resultaat.

als we de 1e en 2e order levering nemen uit de voorgaande voorbeelden dan wordt duidelijk hoe dit de cijfers beinvloed. Met name dat de score een meer gemiddeld resultaat gaan leveren. Maar nog steeds op ordernivo is de prestatie significant lager dan op regel of item nivo.

Zoals eerder genoemd wordt tegenwoordig ook het No Error en No complaint als component toegevoegd. Daardoor wordt de meting nog scherper maar als het gaat om bereiken van de hoogste graad van klanttevredenheid, is het wel een terechte manier van meten.

Beide orders – OTIFnEnC

Wederom de beide orders uit de eerdere voorbeelden maar nu de Error / Complaint prestatie toegevoegd.  Op de onderste berekeningsregels kunt U het effect zien van deze toevoeging op de OTIF prestatie. Waar u zonder Error / Complaint nog redelijk presteerde, wordt door de toevoeging van deze twee componenten de prestatie een stuk scherper ie lager.

Te vroeg leveren.
Het klinkt gek maar toch zijn er veel bedrijven die niet op vaste dagen leveren maar een leverweek kennen naar hun klant. Men stelt wel een geplande leverdatum in maar de organisatie heeft dan wel ruimte om binnen de week  te leveren.

dat levert dan bovenstaande beeld op. Als de grens 10 dagen is, dan zijn de meeste orders op tijd. In situaties als deze kunt U een gewogen score berekenen.

Implementatie
Zoals u uit de voorbeelden kunt zien zal de wijze van meten en berekenen tot significante verschillen leiden. Bedenk hierbij wel dat de ratio’s voor de organisatie herkenbaar moet zijn om draagvlak te realiseren. Vaak is het verstandig om in de loop van de tijd uw OTIFnEnC te ontwikkelen van een basisratio naar de meest scherpe ratio die uw prestatie naar uw klant ‘perfect’ meet.  Voor het vaststellen en invoeren van OTIFnEnC staat hieronder een kort stappenplan dat U kunt volgen.

⦁    Identificatie / differentiatie van klanten.
⦁    levert u B2C of B2B of gecombineerd? welke regio’s of landen levert U?
⦁    Wat zijn eisen / verwachtingen zowel intern en extern?
⦁    Relevantie van metingen, wat leert het ons?
⦁    Doelstellingen per groep vaststellen
⦁    Deelleveringen gewenst, dynamische levertijden?
⦁    Vaststellen informatie ‘gat’
⦁    Ontwikkelingsplan om gestelde meting doel te realiseren
⦁    Ontwikkelen IT elementen  -business intelligentie
⦁    Sluit tijdelijk manuele data verslaglegging niet uit
⦁    Informeer organisatie over doel, nut en noodzaak.
⦁    Via web, presentaties, intern visualisaties
⦁    Vermarkt / informeer klanten met doelstellingen en tijdslijnen
⦁    Web order tracking, direct via sales, publicatie prestatie per week / maand
⦁    Installeer opvolgingssystematiek
⦁    PDCA implementatie. Structuur van continue verbeteren.

Ik wens U veel succes bij het verbeteren van uw klantleveringprestaties. U kunt altijd contact opnemen voor verdere ondersteuning, advies en implementatie.